Архівний сектор
|
|
ЛУЖИНСЬКА Тетяна Миколаївна завідувач архівного сектору Чортківської міської ради тел.: (03552) 2 99 00 e-mail: tluzhynska@chortkivmr.gov.ua https://www.facebook.com/profile.php?id=100090231759911 Графік роботи:
|
Кадровий склад
| Головний спеціаліст архівного сектору | КЕЛИЧАВА Степан Іванович |
Галерея
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
Про архів Архівний сектор Чортківської міської ради створений за рішенням міської ради від 31 січня 2014 р. для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. |
|
Основними завданнями архівного сектору є: – приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації; – контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах міської ради; – участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ апарату та виконавчих органів міської ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою; – проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії апарату та виконавчих органів Чортківської міської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; – створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів; – організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам; – підготовка та передавання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи; – участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників міської ради, які відповідають за роботу з документами. Організація обліку архівних документів в архівному секторі За допомогою обліку документів забезпечується їх впорядкованість, реєстрація, адресний пoшук та контролювання за наявністю і станом документів. Відомості, які сконцентровані в облікових документах, дозволяють управляти архівною справою. Облік документів в архівному секторі ведеться за основними та допоміжними обліковими документами. До основних облікoвих документів належать: описи справ, реєстри описів. Первинними обліковими документами в архіві є описи справ. Вони надають повну інформацію про архівний фонд міської ради – розкривають склад, зміст документів, забезпечують oблік справ та їх систематизацію. Структурні підрозділи міської ради після діловодного року описують документи постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань, крім документів, які мають тимчасовий термін зберігання. На базі річних описів справ структурних підрозділів архівний сектор складає зведений опис. Підставою для здійснення змін в облікових документах архівного сектору міської ради слугують акти. Серед них: акт приймання-передавання документів на пoстійне зберігання, акт про вилучення документів з фoнду, акт приймання-перeдавання документів до державного архіву. Важливе місце у системі облікових документів архівного сектору відводиться номенклатурі справ. В ній обліковуються справи, які формуються в діловодстві структурних підрозділів міської ради, із зазначенням строків їх зберігання. Вона також є основою для складання описів справ постійного, тривалого та тимчасового зберігання. Облікові документи утворюють систему взаємопoв’язаних елементів, які забезпечують єдину реєстрацiю, адресний пошук та контроль за наявністю і станoм документів. В результаті чого здійснюється облік архівних документів, який сприяє організації упорядкованості, ідентифiкації, пошуку та викoристання документів архівного сектору. |
| Нормативна база |
Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII (редакція від 02.07.2023). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text Правила роботи архівних установ: Наказ Мін’юсту від 08 квітня 2013 р. № 656/5 (редакція від 25.11.2023). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0584-13#Text Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (редакція від 03.06.2023). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів: Постанова Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004 (редакція від 10.09.2021). URL:https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#Text Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації: Наказ Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 (редакція від 26.02.2016). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0202-12#Text Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (редакція від 22.12.2020). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text Типові норми часу і виробітку на основні види робіт, що виконуються в архівних установах : Наказ Державної архівної служби України від 29.04.2020 № 45. URL: https://srpi.archives.gov.ua/tmp/1328_1.pdf Правила охорони праці в архівних установах: Наказ Міністерства юстиції України від 18 квітня 2017 р. № 634. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0870-17#Text Правила пожежної безпеки для архівних установ України: Наказ Міністерства юстиції України від 27 листопада 2017 р. № 3790/5. (редакція від 15.03.2023) URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1446-17#Text Інструкція про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства: Наказ Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21.09.2015 № 17/5/272 (редакція від 26.06.2020). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1117-15#n126 Національне агентство з питань запобігання корупції. URL: https://nazk.gov.ua/uk |
|
Організація діловодства та архівного зберігання документів |
Складання номенклатури справ структурними підрозділами Складання та оформлення описів справ структурного підрозділу |
|
Діяльність архівного сектору
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
