Архівний сектор

Архівний сектор

ЛУЖИНСЬКА Тетяна Миколаївна

завідувач архівного сектору Чортківської міської ради

тел.: (03552) 2 99 00

e-mail: tluzhynska@chortkivmr.gov.ua

https://www.facebook.com/profile.php?id=100090231759911

Графік роботи:
Понеділок-четвер: 8:00-17:15;
п’ятниця: 8:00-16:00;
обідня перерва з 13.00 до 14.00.

Кадровий склад

Головний спеціаліст архівного сектору

КЕЛИЧАВА Степан Іванович

Галерея

Про архів

Архівний сектор Чортківської міської ради створений за рішенням міської ради від 31 січня 2014 р. для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Основними завданнями архівного сектору є:

– приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

– контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах міської ради;

– участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ апарату та виконавчих органів міської ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

– проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії апарату та виконавчих органів Чортківської міської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

– створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

– організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам;

– підготовка та передавання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;

– участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників міської ради, які відповідають за роботу з документами.

Організація обліку архівних документів в архівному секторі

За допомогою обліку документів забезпечується їх впорядкованість, реєстрація, адресний пoшук та контролювання за наявністю і станом документів. Відомості, які сконцентровані в облікових документах, дозволяють управляти архівною справою.

Облік документів в архівному секторі ведеться за основними та допоміжними обліковими документами. До основних облікoвих документів належать: описи справ, реєстри описів.

Первинними обліковими документами в архіві є описи справ. Вони надають повну інформацію про архівний фонд міської ради – розкривають склад, зміст документів, забезпечують oблік справ та їх систематизацію. Структурні підрозділи міської ради після діловодного року описують документи постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань, крім документів, які мають тимчасовий термін зберігання. На базі річних описів справ структурних підрозділів архівний сектор складає зведений опис.

Підставою для здійснення змін в облікових документах архівного сектору міської ради слугують акти. Серед них: акт приймання-передавання документів на пoстійне зберігання, акт про вилучення документів з фoнду, акт приймання-перeдавання документів до державного архіву.

Важливе місце у системі облікових документів архівного сектору відводиться номенклатурі справ. В ній обліковуються справи, які формуються в діловодстві структурних підрозділів міської ради, із зазначенням строків їх зберігання. Вона також є основою для складання описів справ постійного, тривалого та тимчасового зберігання.

Облікові документи утворюють систему взаємопoв’язаних елементів, які забезпечують єдину реєстрацiю, адресний пошук та контроль за наявністю і станoм документів. В результаті чого здійснюється облік архівних документів, який сприяє організації упорядкованості, ідентифiкації, пошуку та викoристання документів архівного сектору.

Нормативна база

Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII (редакція від 21.06.2024). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text

Правила роботи архівних установ: Наказ Мін’юсту від 08 квітня 2013 р. № 656/5 (редакція від 25.11.2023). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0584-13#Text

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (редакція від 30.11.2024). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів: Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (редакція від 10.02.2024). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Зміни до переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів: Наказ Міністерства юстиції України від 04.01.2024 № 40/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0035-24#Text.

Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів: Постанова Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004 (редакція від 10.09.2021). URL:https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#Text

Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації: Наказ Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 (редакція від 26.02.2016). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0202-12#Text

Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації: Наказ Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 (редакція від 12.04.2023). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1062-13#Text

Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (редакція від 05.07.2024). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text

Типові норми часу і виробітку на основні види робіт, що виконуються в архівних установах : Наказ Державної архівної служби України від 29.04.2020 № 45. URL: https://srpi.archives.gov.ua/tmp/1328_1.pdf

Порядок ведення особових справ державних службовців: Наказ Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 р. № 64 (редакція від 03.02.2017) URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0567-16#Text

Інструкція про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства: Наказ Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 21.09.2015 № 17/5/272 (редакція від 22.08.2024). URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1117-15#n126

Національне агентство з питань запобігання корупції. URL: https://nazk.gov.ua/uk/

Правила охорони праці в архівних установах: Наказ Міністерства юстиції України від 18 квітня 2017 р. № 634. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0870-17#Text

Правила пожежної безпеки для архівних установ України: Наказ Міністерства юстиції України від 27 листопада 2017 р. № 3790/5. (редакція від 15.03.2023) URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1446-17#Text

Організація діловодства та архівного зберігання документів

Складання номенклатури справ структурними підрозділами

Складання та оформлення описів справ структурного підрозділу

Діяльність архівного сектору

2024 рік

Назва виду роботи

Зміст роботи

Результат роботи

Приймання громадян з питань, що стосуються їхніх запитів

Приймання громадян, надання консультацій, надання інформації, виявлення місць збереження документів, що не зберігаються в архівному секторі, надання необхідних рекомендацій та адрес.

Прийнято та надано інформацію 112 громадянам.

Підвищення фахового рівня

1. Участь у вебінарі «Організація діловодства: Роль архівних установ органів місцевого самоврядування. Організація проведення експертизи цінностей документів. Організація діловодства та архівне зберігання документів у воєнний час. Порядок ведення погосподарських книг та їх передавання на архівне зберігання», проведеного в рамках роботи Всеукраїнської Асоціації на базі платформи «Управління людськими ресурсами» за підтримки Програми USAID «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE).

02 лютого 2024 р.

2. Онлайн навчання «Діловодство і архівна справа. Практичне застосування чинних нормативно- правових актів у сфері діловодства та архівної справи установами різних форм власності» (Державний архів Тернопільської області)

29 березня 2024 р.

3. Участь в інформаційній сесії «Закон України «Про адміністративну процедуру»: можливості для належного застосування, актуальні виклики, можливі рішення для органів місцевого самоврядування».

Участь в інфо-сесії на тему: Збереження, захист та відновлення документів ОМС” в рамках Програми “U-LEAD з Європою”.

Участь у серії вебінарів з питань доброчесності в Україні.

«Вступ: Рамкова програма ОЕСР з питань публічної доброчесності»

Міжнародні стандарти з публічної доброчесності: Ознайомлення

Участь у вебінарі “Електронне декларування як запорука фінансової доброчесності”

02 квітня 2024 р.

19.06.2024

06.11.2024

13.11.2024

27.11.2024

Формування справ. Робота по оправленню документів.

Нумерація аркушів у справах, сканування документів справ, оформлення внутрішнього опису (внесення до внутрішнього опису заголовків (найменувань) документів відповідно до їх розміщення у справі, зазначення номерів аркушів справи, на яких міститься кожний документ), оформлення засвідчувального напису справ, свердління верстатом, оправлення справ, оформлення титульної сторінки.

Оформлено 343 справ

Виявлення документів, що не стосуються архівного сектору Чортківської міської ради

У фонді архівного сектору Чортківської міської ради виявлено документи, що не стосуються архівного сектору міської ради. Працівниками архівного сектору проведено науково-технічне упорядкування та експертизу цінності документів за фактичною їх наявністю. За результатами проведеної експертизи цінності оформлені описи справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), тимчасового зберігання (включно до 10 років) та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Науково-технічне упорядкування проведено до чинних вимог архівних правил.

Оформлення необхідної документації для приймання-передавання документів.

Оформлено і передано 75 справ.

Приймання-передавання справ на тимчасове зберігання до архівосховища

Прийнято справи постійного зберігання від чотирьох структурних підрозділів. Оформлення приймання за усталеною формою, складання актів приймання-передавання.

Прийнято 146 справ.

Методична та практична допомога структурним підрозділам та комунальним підприємствам міської ради щодо архівної документації

Надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам та комунальним підприємствам у підготовці описів та номенклатури справ, проведення експертизи цінності документів.

Надано методичну допомогу семи структурним підрозділам та п’яти комунальним підприємствам.

Переміщення справ всередині архівосховища

Переміщення справ у межах
архівосховища

Переміщено 274 справи

Видача документів структурним підрозділам з архівосховища

Пошук та видача справ.

Видано 419 справи

Контроль температурно- вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану архівосховища

Знімання показників температури та відносної вологості повітря термогідрометром, запис показників, провітрювання приміщення, нагляд за станом засобів пожежогасіння.

Регулярно

Знепилювання стелажів, коробок, справ і документів

Усунення пилу з поверхні коробок, стелажів, протирання поверхні м’якою тканиною

Щотижня

Складання довідкового апарату

Вивчення архівних документів, винесення тематичних понять на картки із зазначенням пошукових даних справ, у яких є відповідна інформація.

Матеріали систематизуються за темами та хронологією.

Регулярно

Свердління верстатом справ та їх прошивання структурним підрозділам міської ради.

354 справ

Підготовка зведеної номенклатури справ на 2025 рік

Обговорення зі структурними підрозділами попередньої номенклатури справ, внесення змін та складання номенклатури справ на 2025 р. (вересень-жовтень)

Складання номенклатури справ завершено 28.10.2024

Виготовлення копій та сканування документів технічними засобами архівного сектору за запитами

Пошук документа, копіювання або сканування.

1822 арк.